I "Do's and Don'ts" della comunicazione aziendale

Buy Dos e Donts of Business Communications The English Language Coach

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I "Do's and Don'ts" della comunicazione aziendale

 

Oggi analizziamo le cose da fare e da non fare nella comunicazione aziendale. Con il mondo che diventa sempre più piccolo e che ci mette in contatto con colleghi, clienti e clienti di tutto il mondo, sia di persona che online, la capacità di comunicare in modo efficace, efficiente e senza errori di comunicazione diventa più difficile. Dobbiamo prestare maggiore attenzione alle differenze linguistiche e di livello, alla cultura, all'etnia, al sesso e ad altri fattori che potrebbero causare errori di comunicazione.

In che modo la lingua e la cultura possono creare errori di comunicazione.

La comunicazione non è una strada a senso unico. Non possiamo semplicemente lanciare le nostre parole a una persona e aspettarci che le interpreti sempre nel modo in cui intendevamo. Il modo in cui il destinatario interpreta può dipendere dalle nostre competenze linguistiche e dalla nostra cultura.

Sia di persona che online, se l'interlocutore ha un livello basso nella lingua che state usando, non è abituato a parlare in termini commerciali, ha scarse capacità di ascolto o è nervoso, potrebbe non sentire o capire quello che state dicendo. Ogni volta che si parla con un interlocutore, è necessario ascoltare il suo modo di parlare, per poi modificare il modo in cui si parla per garantire la migliore risposta.

Se non sono madrelingua, potrebbe essere necessario parlare più lentamente e nel modo più chiaro possibile. Lasciate loro il tempo di pensare prima di rispondere e siate pronti a ripetere o a riformulare quello che state dicendo se non lo capiscono. Cercate di non usare gerghi, colloquialismi o un vocabolario di alto livello se si tratta di un apprendente di basso livello. Potete applicare le stesse tecniche a un parlante di basso livello nella vostra lingua madre o a una persona molto nervosa. Inoltre, non giudicate la persona in base al suo livello linguistico, soprattutto se si tratta di un apprendente, ma incoraggiatela a parlare e a spiegare la sua idea con parole semplici.

Cosa c'è in un nome?

La vostra "normalità" sarà diversa dagli altri per quanto riguarda il comportamento culturale e la lingua.

Le differenze possono andare dal fatto che si chiami il collega, il cliente, il cliente o il capo per nome o che si usi un titolo più il cognome. In molte aziende tutti i dipendenti, dall'amministratore delegato ai più giovani, si danno del tu, mentre in altre si insiste ancora sui titoli. Assicuratevi di conoscere il titolo usato dalle donne. Alcune preferiscono Miss, Mrs o Dr, mentre altre vogliono essere chiamate Ms.

Piccole chiacchiere

In molte culture le chiacchiere, le piccole conversazioni sul tempo o su ciò che abbiamo fatto nel fine settimana, sono importanti per rompere il ghiaccio. Permettono alle persone di sentire che conoscono e si fidano degli altri e creano relazioni con i nuovi clienti. Tuttavia, in alcune culture, soprattutto in alcuni Paesi europei, molti non usano mai le chiacchiere e le considerano inefficienti e una perdita di tempo. Forse preferiscono la formalità di una riunione o di una conversazione ben strutturata che si attenga all'argomento. Mentre voi imparate ad adattarvi alla loro cultura, anche loro devono adattarsi a voi, quindi sì, usate lo small talk ma fatelo brevemente. Se le chiacchiere sono d'obbligo nella vostra azienda, insegnate a chi non ha familiarità con le chiacchiere perché e come le usiamo.

Gergo o colloquialità.

È normale usare il gergo, i termini colloquiali e i verbi frasali senza nemmeno rendersi conto di farlo quando si è madrelingua o addirittura di alto livello. Dobbiamo però essere consapevoli del fatto che gli interlocutori potrebbero non conoscere i termini e quindi non essere in grado di capire quello che state dicendo. Dobbiamo impostare il nostro livello linguistico al livello più basso del gruppo, in modo che tutti possano capire ciò che viene detto. Essere rispettosi degli altri è una delle cose più importanti per evitare errori di comunicazione.

Tempo.

Chi lavora in contesti internazionali capisce subito che il tempo, la puntualità e gli orari di lavoro possono avere significati diversi nelle varie culture. Nei climi più rilassati o caldi, come la Spagna, dove vivo, alcuni Paesi del Sud America, secondo i miei allievi che vivono lì, e le isole del Pacifico, che ho visitato diverse volte, il tempo è più fluido. Spesso le persone non arrivano mai in orario a un appuntamento o a una riunione. In altre culture, invece, ci si aspetta che tutti siano pronti per iniziare in tempo, quindi è consuetudine arrivare almeno dieci minuti prima dell'orario di inizio della riunione.

Questa differenza di percezione del tempo può riflettersi sul momento in cui i progetti o altri lavori devono essere completati. Un discente cinese mi ha detto che finisce sempre un progetto due giorni prima della data di scadenza, in modo da sapere che è pronto in tempo. Un altro studente ha dichiarato di ritenere le date di completamento flessibili e di aver spesso terminato il lavoro dopo la data di scadenza.

In questa situazione, se siete in grado di farlo, mettete per iscritto le vostre aspettative o parlatene con un responsabile. Se un cliente o una cliente è sempre in ritardo, dovrete imparare a fare delle eccezioni. Se sono sempre in ritardo, assicuratevi di essere sempre puntuali. Se sono in ritardo, assicuratevi di avere del lavoro da fare o un libro da leggere sul telefono. Rilassatevi e accettate le differenze.

Anche i fusi orari e le abitudini lavorative possono causare problemi di comunicazione. Errori nella comprensione dei fusi orari possono far perdere riunioni e altre scadenze. Alcune persone hanno problemi anche a capire i fusi orari. In questa situazione, è meglio dichiarare che gli orari delle riunioni, le scadenze e simili sono tutti indicati nel fuso orario della sede centrale. In tutte le comunicazioni è necessario indicare il fuso orario. Poi il collega può calcolare il fuso orario utilizzando un sito web di facile consultazione. A me piace usare questo sito per calcolare le differenze di fuso orario. https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Rispettare il tempo personale delle persone.

Ogni volta che inviate un'e-mail, fate attenzione ai diversi fusi orari. Il destinatario di queste e-mail potrebbe non riceverle durante l'orario di lavoro, ma potrebbe pensare che vi aspettiate che agisca immediatamente, indipendentemente dall'orario in cui si trova. Non è giusto né ragionevole aspettarsi che qualcuno lavori al di fuori del proprio orario di lavoro, anche se lavora da casa. Il fatto che ci si aspetti costantemente che qualcuno lavori al di fuori dell'orario di lavoro può causare risentimento e lavoratori sovraccarichi di lavoro e stressati. Questo può portare a un maggiore burnout, a una riduzione della produttività e a un maggiore turnover del personale. Non vi aspettate che i vostri colleghi agiscano non appena le ricevono, quindi dovete assicurarvi che il destinatario lo sappia. A tal fine, nella casella dell'oggetto, specificate che le comunicazioni devono essere eseguite solo durante l'orario di lavoro o che devono essere prese in carico nel giorno lavorativo successivo, se le inviate a persone che si trovano nello stesso fuso orario o in un fuso simile. Se state inviando un ordine del giorno o informazioni per una riunione, specificate l'ora in cui le informazioni sono destinate. Inoltre, chiarite nelle politiche e nelle procedure aziendali o di gruppo che non vi aspettate che il vostro team apra e agisca abitualmente le e-mail dopo il normale orario di lavoro.

Una buona comunicazione che eviti gli errori di comunicazione si basa sull'ascolto, sulla considerazione, sulla comprensione delle diverse culture e dei diversi livelli linguistici degli altri e sulla definizione di politiche e procedure chiare, per iscritto, nel vostro team o nella vostra azienda.

 

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