Do's und Don'ts der Geschäftskommunikation

 

Do's und Don'ts der Geschäftskommunikation

 

Heute befassen wir uns mit den Do's und Don'ts der Geschäftskommunikation. Da die Welt immer kleiner wird und wir mit Kollegen, Kunden und Klienten aus der ganzen Welt in Kontakt treten, sei es von Angesicht zu Angesicht oder online, wird es immer schwieriger, effektiv, effizient und ohne Missverständnisse zu kommunizieren. Wir müssen die Unterschiede in Sprache und Sprachniveau, Kultur, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht und vielem mehr, die zu Missverständnissen führen können, stärker berücksichtigen.

Wie Sprache und Kultur zu Missverständnissen führen können.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Wir können einer Person nicht einfach unsere Worte hinwerfen und erwarten, dass sie sie immer so interpretiert, wie wir es beabsichtigt haben. Wie der Empfänger sie interpretiert, kann von unseren Sprachkenntnissen und unserer Kultur abhängen.

Ob persönlich oder online - wenn Ihr Gesprächspartner ein niedriges Sprachniveau hat, es nicht gewohnt ist, in geschäftlichen Begriffen zu sprechen, schlecht zuhören kann oder nervös ist, kann es sein, dass er nicht hört oder versteht, was Sie sagen. Wenn Sie mit einer Person sprechen, müssen Sie darauf achten, wie sie spricht, damit Sie Ihre Sprache so anpassen können, dass Sie die beste Antwort erhalten.

Wenn es sich nicht um einen Muttersprachler handelt, müssen Sie langsamer und so deutlich wie möglich sprechen. Geben Sie dem Gesprächspartner genügend Zeit zum Nachdenken, bevor er antwortet, und seien Sie darauf vorbereitet, das Gesagte zu wiederholen oder neu zu formulieren, wenn er es nicht versteht. Versuchen Sie, keinen Jargon, keine Umgangssprache und kein hochsprachliches Vokabular zu verwenden, wenn es sich um eine Person handelt, die eine Sprache auf niedrigem Niveau lernt. Dieselben Techniken können Sie auch bei einer Person anwenden, die Ihre Muttersprache nur wenig beherrscht oder die sehr nervös ist. Beurteilen Sie die Person auch nicht nach ihrem Sprachniveau, insbesondere wenn es sich um einen Lernenden handelt, sondern ermutigen Sie sie, zu sprechen und ihre Idee mit einfachen Worten zu erklären.

Was verbirgt sich hinter einem Namen?

Ihr "Normalzustand" wird sich in Bezug auf kulturelles Verhalten und Sprache von dem anderer unterscheiden.

Die Unterschiede reichen von der Frage, ob Sie Ihren Kollegen, Kunden oder Chef mit dem Vornamen ansprechen oder ob Sie einen Titel plus Nachnamen verwenden. In vielen Unternehmen sprechen sich alle Mitarbeiter, vom Geschäftsführer bis zu den Jüngsten, mit dem Vornamen an, während andere noch auf Titel bestehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, welchen Titel die weiblichen Mitarbeiter verwenden. Einige bevorzugen vielleicht Fräulein, Frau oder Dr., während andere mit Frau angesprochen werden möchten.

Smalltalk

In vielen Kulturen ist Smalltalk, die kleinen Gespräche über das Wetter oder das, was wir am Wochenende gemacht haben, ein wichtiger Eisbrecher. Sie geben den Menschen das Gefühl, andere Menschen zu kennen und ihnen zu vertrauen, und bauen Beziehungen zu neuen Kunden auf. In manchen Kulturen, vor allem in einigen europäischen Ländern, wird Small Talk jedoch nie verwendet und als ineffizient und zeitraubend angesehen. Sie bevorzugen vielleicht die Formalität eines straff geführten Treffens oder Gesprächs, das beim Thema bleibt. Während Sie lernen, sich an ihre Kultur anzupassen, müssen sie sich auch auf Sie einstellen, also ja, machen Sie Smalltalk, aber halten Sie ihn kurz. Wenn Small Talk in Ihrem Unternehmen ein Muss ist, sollten Sie denjenigen, die mit Small Talk nicht vertraut sind, erklären, warum und wie wir ihn verwenden.

Jargon oder Umgangssprache.

Es ist normal, Jargon, Umgangssprache und phrasal verbs zu verwenden, ohne sich dessen bewusst zu sein, wenn man eine Sprache als Muttersprachler oder sogar auf hohem Niveau spricht. Wir müssen uns jedoch darüber im Klaren sein, dass unsere Gesprächspartner diese Ausdrücke möglicherweise nicht kennen und daher nicht verstehen können, was Sie sagen. Wir müssen unser Sprachniveau auf das niedrigste Niveau in der Gruppe einstellen, damit alle verstehen können, was gesagt wird. Rücksicht auf andere zu nehmen, ist eines der wichtigsten Dinge, wenn es darum geht, Missverständnisse zu vermeiden.

Zeit.

Menschen, die in einem internationalen Umfeld arbeiten, verstehen schnell, dass Zeit, Pünktlichkeit und Arbeitszeiten in verschiedenen Kulturen unterschiedliche Bedeutungen haben können. In den entspannteren oder heißeren Klimazonen, wie in Spanien, wo ich lebe, in einigen südamerikanischen Ländern und auf den Pazifikinseln, die ich mehrmals besucht habe, ist die Zeit fließender. Die Menschen kommen oft nie pünktlich zu einem Termin oder einer Besprechung. In anderen Kulturen wird von allen erwartet, dass sie pünktlich beginnen, daher ist es üblich, mindestens zehn Minuten vor Beginn der Sitzung zu erscheinen.

Dieser Unterschied in der Zeitwahrnehmung kann sich auf die Fertigstellung von Projekten oder anderen Arbeiten auswirken. Eine chinesische Lernende erzählte mir, dass sie ein Projekt immer zwei Tage vor dem Abgabetermin fertigstellt, damit sie weiß, dass es rechtzeitig fertig ist. Ein anderer Lernender gab an, dass er das Gefühl hat, dass die Fertigstellungstermine flexibel sind, und dass er seine Arbeit häufig erst nach dem Fälligkeitsdatum fertigstellt.

In diesem Fall halten Sie die Erwartungen schriftlich fest, wenn Sie dazu in der Lage sind, oder sprechen Sie mit einem Vorgesetzten darüber. Wenn ein Klient oder Kunde immer zu spät kommt, müssen Sie vielleicht lernen, Nachsicht mit ihm zu üben. Wenn sie immer zu spät kommen, sorgen Sie dafür, dass Sie immer pünktlich sind. Wenn sie sich verspäten, sorgen Sie dafür, dass Sie noch etwas zu tun haben oder ein Buch auf Ihrem Handy haben, das Sie lesen können. Entspannen Sie sich und akzeptieren Sie die Unterschiede.

Auch Zeitzonen und Arbeitsgewohnheiten können zu Kommunikationsproblemen führen. Fehler im Verständnis der Zeitzonen können dazu führen, dass Menschen Sitzungen und andere Termine verpassen. Manche Menschen haben auch Probleme, Zeitzonen zu bestimmen. In diesem Fall ist es am besten, darauf hinzuweisen, dass Besprechungszeiten, Fristen und Ähnliches in der Zeitzone des Hauptsitzes angegeben sind. Alle Zeitangaben in der Kommunikation müssen die Zeitzone erwähnen. Dann kann der Kollege die Zeitzone mit Hilfe einer einfachen Zeitzonen-Website berechnen. Ich verwende gerne diese Website, um Zeitzonenunterschiede zu berechnen https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Respektieren Sie die persönliche Zeit der Menschen.

Wann immer Sie eine E-Mail versenden, sollten Sie die verschiedenen Zeitzonen berücksichtigen. Der Empfänger dieser E-Mails erhält die E-Mail vielleicht nicht während der Arbeitszeit, aber er könnte das Gefühl haben, dass Sie von ihm erwarten, dass er die E-Mail sofort bearbeitet, unabhängig von der Zeit, in der er sich befindet. Es ist weder fair noch vernünftig, von jemandem zu erwarten, dass er außerhalb seiner Arbeitszeit arbeitet, selbst wenn er von zu Hause aus arbeitet. Wenn dies ständig erwartet wird, kann dies zu Unmut und überlasteten und gestressten Arbeitnehmern führen. Dies kann zu mehr Burnout, geringerer Produktivität und höherer Personalfluktuation führen. Sie können nicht erwarten, dass Ihre Kollegen die Nachrichten sofort umsetzen, wenn sie sie erhalten, also müssen Sie sicherstellen, dass der Empfänger das weiß. Geben Sie daher im Betreff an, dass die Nachricht nur während der Arbeitszeit bearbeitet werden soll, oder dass sie am nächsten Arbeitstag erledigt werden soll, wenn sie an Personen in derselben oder einer ähnlichen Zeitzone geschickt wird. Wenn Sie eine Tagesordnung oder Informationen für eine Besprechung versenden, geben Sie an, für wann die Informationen bestimmt sind. Machen Sie außerdem in Ihren Unternehmens- oder Teamrichtlinien und -verfahren deutlich, dass Sie nicht erwarten, dass Ihr Team E-Mails routinemäßig nach den normalen Arbeitszeiten öffnet und bearbeitet.

Eine gute Kommunikation, die Missverständnisse vermeidet, basiert auf Zuhören, Rücksichtnahme, Verständnis für die unterschiedlichen Kulturen und Sprachniveaus der anderen und der schriftlichen Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren in Ihrem Team oder Unternehmen.

 

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