Δέοντες και μη της επιχειρηματικής επικοινωνίας

 

Δέοντες και μη της επιχειρηματικής επικοινωνίας

 

Σήμερα εξετάζουμε τα "πρέπει" και τα "δεν πρέπει" της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Με τον κόσμο να γίνεται όλο και μικρότερος, καθώς συνδεόμαστε με συναδέλφους, πελάτες και πελάτες από όλο τον κόσμο, είτε πρόσωπο με πρόσωπο είτε μέσω διαδικτύου, η ικανότητα να επικοινωνούμε αποτελεσματικά, αποδοτικά και χωρίς παρεξηγήσεις γίνεται όλο και πιο δύσκολη. Πρέπει να είμαστε περισσότερο μακριά από τις διαφορές στη γλώσσα και τα γλωσσικά επίπεδα, την κουλτούρα, την εθνικότητα, το φύλο και άλλα που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε παρεξηγήσεις.

Πώς η γλώσσα και ο πολιτισμός μπορούν να δημιουργήσουν παρεξηγήσεις.

Η επικοινωνία δεν είναι μονόδρομος. Δεν μπορούμε απλά να πετάμε τα λόγια μας σε ένα άτομο και να περιμένουμε να τα ερμηνεύει πάντα με τον τρόπο που θέλαμε. Ο τρόπος που ερμηνεύει ο δέκτης μπορεί να βασίζεται στις γλωσσικές μας δεξιότητες και στον πολιτισμό μας.

Είτε πρόκειται για προσωπική συνομιλία είτε για διαδικτυακή συνομιλία, εάν το άτομο με το οποίο μιλάτε έχει χαμηλό επίπεδο στη γλώσσα που χρησιμοποιείτε, δεν έχει συνηθίσει να μιλάει με επιχειρηματικούς όρους, δεν έχει ικανότητες ακρόασης ή εάν είναι νευρικός, μπορεί να μην ακούσει ή να μην καταλάβει τι λέτε. Κάθε φορά που μιλάτε με ένα άτομο, πρέπει να ακούτε τον τρόπο που μιλάει και μετά μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο που μιλάτε για να εξασφαλίσετε την καλύτερη ανταπόκριση.

Αν δεν είναι φυσικός ομιλητής, ίσως χρειαστεί να μιλήσετε πιο αργά και όσο το δυνατόν πιο καθαρά. Αφήστε τους αρκετό χρόνο να σκεφτούν πριν απαντήσουν και να είστε προετοιμασμένοι να επαναλάβετε ή να επαναδιατυπώσετε αυτά που λέτε, αν δεν καταλαβαίνουν τι λέτε. Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε ορολογία, καθομιλουμένη ή λεξιλόγιο υψηλού επιπέδου, αν είναι μαθητής χαμηλού επιπέδου. Μπορείτε να εφαρμόσετε τις ίδιες τεχνικές σε έναν χαμηλού επιπέδου ομιλητή της μητρικής σας γλώσσας ή σε κάποιον που είναι πολύ νευρικός. Επίσης, μην κρίνετε το άτομο από το γλωσσικό του επίπεδο, ειδικά αν είναι μαθητής, αντίθετα ενθαρρύνετέ το να μιλήσει και να εξηγήσει την ιδέα του χρησιμοποιώντας απλές λέξεις.

Τι κρύβει ένα όνομα;

Το "φυσιολογικό" σας θα είναι διαφορετικό από τους άλλους όσον αφορά την πολιτισμική συμπεριφορά και τη γλώσσα.

Οι διαφορές μπορεί να κυμαίνονται από το αν αποκαλείτε τον συνάδελφο, τον πελάτη, τον πελάτη ή το αφεντικό σας με το μικρό του όνομα ή αν χρησιμοποιείτε έναν τίτλο συν το επώνυμο. Σε πολλές επιχειρήσεις, όλο το προσωπικό, από τον διευθύνοντα σύμβουλο μέχρι τον πιο κατώτερο, μιλάει με το μικρό όνομα, ενώ άλλες εξακολουθούν να επιμένουν στους τίτλους. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τον τίτλο που χρησιμοποιούν οι γυναίκες. Κάποιες μπορεί να προτιμούν το Miss, Mrs ή Dr, ενώ άλλες θέλουν να απευθύνονται ως Ms.

Μικρή συζήτηση

Σε πολλές κουλτούρες, η κουβεντούλα, οι μικρές συζητήσεις που κάνουμε για τον καιρό ή για το τι κάναμε το Σαββατοκύριακο, είναι σημαντικά στοιχεία για να σπάσει ο πάγος. Επιτρέπουν στους ανθρώπους να αισθάνονται ότι γνωρίζουν και εμπιστεύονται άλλους ανθρώπους και είναι παράγοντες οικοδόμησης σχέσεων με νέους πελάτες. Ωστόσο, σε ορισμένες κουλτούρες, ιδίως σε ορισμένες ευρωπαϊκές χώρες, πολλοί δεν χρησιμοποιούν ποτέ τη μικροσυζήτηση και τη θεωρούν αναποτελεσματική και χρονοβόρα. Μπορεί να προτιμούν την τυπικότητα μιας σφιχτοδεμένης συνάντησης ή συζήτησης που παραμένει στο θέμα. Ενώ εσείς μαθαίνετε να προσαρμόζεστε στην κουλτούρα τους, εκείνοι πρέπει επίσης να σας προσαρμόσουν, οπότε ναι, χρησιμοποιήστε την ψιλοκουβέντα, αλλά κρατήστε την σύντομη. Αν η μικρή συζήτηση είναι απαραίτητη στην εταιρεία σας, διδάξτε σε όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τη μικρή συζήτηση γιατί και πώς τη χρησιμοποιούμε.

Ορολογία ή καθομιλουμένη.

Είναι φυσιολογικό να χρησιμοποιείτε την ορολογία, την καθομιλουμένη και τα φραστικά ρήματα, χωρίς καν να συνειδητοποιείτε ότι το κάνετε όταν είστε μητρική γλώσσα ή ακόμα και υψηλού επιπέδου ομιλητής μιας γλώσσας. Πρέπει, ωστόσο, να έχουμε επίγνωση ότι εκείνοι με τους οποίους μιλάμε μπορεί να μην γνωρίζουν τους όρους, με αποτέλεσμα να μην είναι σε θέση να καταλάβουν τι λέτε. Πρέπει να ρυθμίσουμε το γλωσσικό μας επίπεδο στο χαμηλότερο επίπεδο της ομάδας, ώστε όλοι να μπορούν να καταλάβουν τι λέγεται. Η διακριτικότητα απέναντι στους άλλους είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα όσον αφορά την αποφυγή παρεξηγήσεων.

Ώρα.

Οι άνθρωποι που εργάζονται σε διεθνή περιβάλλοντα καταλαβαίνουν γρήγορα ότι ο χρόνος, η ακρίβεια και το ωράριο εργασίας μπορεί να σημαίνουν διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικούς πολιτισμούς. Στα πιο χαλαρά ή πιο ζεστά κλίματα, όπως στην Ισπανία, όπου ζω, σε ορισμένες χώρες της Νότιας Αμερικής, σύμφωνα με τους μαθητές μου που ζουν εκεί, και στα νησιά του Ειρηνικού, τα οποία έχω επισκεφθεί αρκετές φορές, ο χρόνος είναι πιο ρευστός. Οι άνθρωποι συχνά δεν φτάνουν ποτέ στην ώρα τους για ένα ραντεβού ή μια συνάντηση. Σε άλλους πολιτισμούς, όλοι αναμένεται να είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν στην ώρα τους, οπότε είναι σύνηθες να φτάνουν τουλάχιστον δέκα λεπτά πριν από την ώρα έναρξης της συνάντησης.

Αυτή η διαφορά στην αντίληψη του χρόνου μπορεί να επηρεάσει την ολοκλήρωση έργων ή άλλων εργασιών. Μια Κινέζα μαθήτρια μου είπε ότι πάντα τελειώνει μια εργασία δύο ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης, ώστε να ξέρει ότι είναι έτοιμη εγκαίρως. Ένας άλλος μαθητής δήλωσε ότι αισθάνεται ότι οι ημερομηνίες ολοκλήρωσης είναι ευέλικτες και συχνά τελειώνει τις εργασίες του μετά την ημερομηνία λήξης.

Σε αυτή την περίπτωση, καταγράψτε εγγράφως τις προσδοκίες, αν είστε σε θέση να το κάνετε ή μιλήστε με έναν διευθυντή για να το κάνετε. Αν ένας πελάτης ή πελάτισσα αργεί πάντα, ίσως χρειαστεί να μάθετε να κάνετε παραχωρήσεις. Αν αργούν πάντα, αλλά φροντίζετε πάντα να είστε στην ώρα σας. Αν αργήσουν, βεβαιωθείτε ότι έχετε δουλειά που μπορείτε να κάνετε ή ένα βιβλίο στο τηλέφωνό σας που μπορείτε να διαβάσετε. Χαλαρώστε και αποδεχτείτε τις διαφορές.

Οι ζώνες ώρας και οι εργασιακές συνήθειες μπορούν επίσης να προκαλέσουν προβλήματα επικοινωνίας. Τα λάθη στην κατανόηση των ζωνών ώρας μπορεί να προκαλέσουν την απώλεια συναντήσεων και άλλων προθεσμιών. Ορισμένοι άνθρωποι έχουν επίσης προβλήματα στην κατανόηση των ζωνών ώρας. Σε αυτή την περίπτωση, είναι καλύτερο να δηλώνετε ότι οι ώρες των συναντήσεων, οι προθεσμίες και άλλα παρόμοια δίνονται στη ζώνη ώρας των κεντρικών γραφείων. Όλες οι ώρες σε οποιαδήποτε επικοινωνία πρέπει να αναφέρουν τη ζώνη ώρας. Στη συνέχεια, ο συνάδελφος μπορεί να υπολογίσει τη ζώνη ώρας χρησιμοποιώντας έναν εύκολο δικτυακό τόπο για τη ζώνη ώρας. Μου αρέσει να χρησιμοποιώ αυτόν τον ιστότοπο για τον υπολογισμό των διαφορών ζώνης ώρας https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Σεβαστείτε τον προσωπικό χρόνο των ανθρώπων.

Κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λάβετε υπόψη σας τις διαφορετικές ζώνες ώρας. Ο παραλήπτης των εν λόγω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τις εργάσιμες ώρες, ωστόσο, μπορεί να αισθανθεί ότι περιμένετε να ενεργήσει αμέσως για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από την ώρα στην οποία βρίσκεται. Δεν είναι ούτε δίκαιο ούτε λογικό να περιμένετε από οποιονδήποτε να εργαστεί εκτός του ωραρίου εργασίας του, ακόμη και αν εργάζεται από το σπίτι. Η συνεχής απαίτηση από εσάς μπορεί να οδηγήσει σε δυσαρέσκεια και σε υπερκόπωση και υπερένταση των εργαζομένων. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη επαγγελματική εξουθένωση, μειωμένη παραγωγικότητα και υψηλότερη εναλλαγή προσωπικού. Μπορεί να μην περιμένετε από τους συναδέλφους σας να ενεργήσουν αμέσως μόλις τις λάβουν, οπότε πρέπει να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης το γνωρίζει αυτό. Κάντε το αυτό αναφέροντας στο πλαίσιο θέματος, ότι θα πρέπει να ενεργήσουν μόνο κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας ή να το φροντίσουν την επόμενη εργάσιμη ημέρα, αν το στέλνετε σε άτομα που βρίσκονται στην ίδια ή παρόμοια ζώνη ώρας. Αν στέλνετε μια ατζέντα ή πληροφορίες για μια συνάντηση, πείτε πότε είναι η ώρα για την οποία προορίζονται οι πληροφορίες. Επίσης, ξεκαθαρίστε στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας ή της ομάδας σας ότι δεν περιμένετε από την ομάδα σας να ανοίγει και να ενεργεί συστηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά τις κανονικές ώρες εργασίας.

Η καλή επικοινωνία που αποφεύγει τις παρεξηγήσεις βασίζεται στην ακρόαση, την προσοχή, την κατανόηση των διαφορετικών πολιτισμών και των διαφορετικών γλωσσικών επιπέδων των άλλων και τον καθορισμό σαφών πολιτικών και διαδικασιών, γραπτώς, στην ομάδα ή την εταιρεία σας.

 

Δείτε όλα τα μαθήματα Business English για μαθητές των επιπέδων A2, B1, B2, C1 και C2