Qué hacer y qué no hacer en la comunicación empresarial

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Qué hacer y qué no hacer en la comunicación empresarial

 

Hoy nos ocuparemos de lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación empresarial. Con un mundo cada vez más pequeño en el que nos relacionamos con colegas, clientes y consumidores de todo el mundo, ya sea cara a cara o en línea, la capacidad de comunicarnos con eficacia, eficiencia y sin errores de comunicación se hace más difícil. Tenemos que ser más conscientes de las diferencias lingüísticas, culturales, étnicas, de sexo, etc., que pueden dar lugar a errores de comunicación.

Cómo la lengua y la cultura pueden crear malentendidos.

La comunicación no es una calle de sentido único. No podemos limitarnos a lanzar nuestras palabras a una persona y esperar que siempre las interprete de la manera que pretendíamos. La interpretación del receptor puede depender de nuestros conocimientos lingüísticos y de nuestra cultura.

Ya sea en persona o en línea, si la persona con la que hablas tiene un nivel bajo en el idioma que utilizas, no está acostumbrada a hablar en términos comerciales, no sabe escuchar o está nerviosa, es posible que no oiga o no entienda lo que dices. Siempre que hables con una persona, debes escuchar cómo habla y así podrás ajustar tu forma de hablar para garantizar la mejor respuesta.

Si su lengua materna no es el inglés, tendrá que hablar más despacio y con la mayor claridad posible. Concédales tiempo suficiente para pensar antes de responder y prepárese para repetir o reformular lo que dice si no lo entienden. Procure no utilizar jergas, coloquialismos o vocabulario de alto nivel si su interlocutor es un estudiante de bajo nivel. Puedes aplicar las mismas técnicas a un hablante de bajo nivel en tu lengua materna o a alguien que esté muy nervioso. Además, no juzgues a la persona por su nivel lingüístico, sobre todo si es un aprendiz, sino anímala a hablar y a explicar su idea con palabras sencillas.

¿Qué hay en un nombre?

Tu "normalidad" será diferente de la de los demás en lo que respecta al comportamiento cultural y al lenguaje.

Las diferencias pueden ir desde llamar a un colega, cliente o jefe por su nombre de pila hasta utilizar un título más el apellido. En muchas empresas se tutea a todo el personal, desde el Director General hasta el más joven, mientras que en otras se insiste en los títulos. Asegúrese de conocer el título que utilizan las mujeres. Algunas prefieren "señorita", "señora" o "doctora", mientras que otras quieren que se dirijan a ellas como "señora".

Charla trivial

En muchas culturas, las charlas triviales, esas pequeñas conversaciones sobre el tiempo o lo que hicimos el fin de semana, son importantes para romper el hielo. Permiten que la gente sienta que conoce a otras personas y que confía en ellas, y sirven para entablar relaciones con nuevos clientes. Sin embargo, en algunas culturas, sobre todo en algunos países europeos, muchos no utilizan nunca las conversaciones triviales y las consideran ineficaces y una pérdida de tiempo. Es posible que prefieran la formalidad de una reunión o conversación bien dirigida que se ciña al tema. Mientras tú aprendes a adaptarte a su cultura, ellos también tienen que adaptarse a ti, así que sí, utiliza la charla trivial, pero que sea breve. Si la charla trivial es imprescindible en su empresa, enseñe a quienes no están familiarizados con ella por qué y cómo la utilizamos.

Jerga o coloquialismos.

Es normal utilizar jerga, coloquialismos y phrasal verbs sin darse cuenta cuando se es nativo o incluso un hablante de alto nivel de un idioma. Sin embargo, debemos ser conscientes de que nuestros interlocutores pueden no conocer esos términos y, por tanto, no entender lo que decimos. Tenemos que poner nuestro nivel de lengua en el nivel más bajo del grupo para que todos puedan entender lo que se dice. Ser considerado con los demás es una de las cosas más importantes a la hora de evitar errores de comunicación.

La hora.

Las personas que trabajan en entornos internacionales comprenden rápidamente que el tiempo, la puntualidad y las horas de trabajo pueden significar cosas diferentes en las distintas culturas. En los climas más relajados o calurosos, como España, donde vivo, algunos países sudamericanos, según mis alumnos que viven allí, y las islas del Pacífico, que he visitado varias veces, el tiempo es más fluido. A menudo, la gente nunca llega a tiempo a una cita o reunión. En otras culturas, se espera que todo el mundo esté listo para empezar a la hora, por lo que es habitual llegar al menos diez minutos antes de la hora de inicio de la reunión.

Esta diferencia en la percepción del tiempo puede influir a la hora de terminar proyectos u otros trabajos. Una estudiante china me dijo que siempre terminaba un proyecto dos días antes de la fecha de entrega para saber que estaba listo a tiempo. Otro me dijo que consideraba que las fechas de entrega eran flexibles y que a menudo terminaba el trabajo después de la fecha prevista.

En esta situación, pon por escrito cuáles son las expectativas si estás en condiciones de hacerlo o habla con un directivo para que lo haga. Si un cliente siempre llega tarde, tendrás que aprender a hacer concesiones. Si siempre llegan tarde, asegúrate de llegar a tiempo. Si llegan tarde, asegúrate de que tienes trabajo que hacer o un libro en el teléfono que puedas leer. Relájate y acepta las diferencias.

Los husos horarios y los hábitos de trabajo también pueden causar problemas de comunicación. Los errores en la comprensión de los husos horarios pueden hacer que la gente se pierda reuniones y otros plazos. Algunas personas también tienen problemas para entender los husos horarios. En este caso, lo mejor es decir que las horas de las reuniones, los plazos y similares se dan en la zona horaria de la oficina central. Todas las comunicaciones deben mencionar la zona horaria. A continuación, el colega puede calcular la zona horaria utilizando un sitio web fácil de usar. A mí me gusta utilizar este sitio para calcular las diferencias horarias https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Respete el tiempo personal de la gente.

Siempre que envíe un correo electrónico, tenga en cuenta las diferentes zonas horarias. Es posible que el destinatario de esos correos no los reciba en horas de trabajo y, sin embargo, tenga la impresión de que usted espera que actúe inmediatamente, independientemente de la hora en que se encuentre. No es justo ni razonable esperar que alguien trabaje fuera de su horario laboral, aunque lo haga desde casa. Esperar constantemente que lo haga puede provocar resentimiento y que los trabajadores trabajen y se estresen en exceso. Esto puede provocar más agotamiento, menor productividad y mayor rotación de personal. Puede que no esperes que tus compañeros actúen en cuanto las reciban, así que debes asegurarte de que el destinatario lo sepa. Hágalo indicando en el asunto que sólo se actuará en horario laboral o que se atenderá en el siguiente día laborable si lo envía a personas de la misma franja horaria o similar. Si envía un orden del día o información para una reunión, diga para cuándo es la información. Asimismo, deja claro en las políticas y procedimientos de tu empresa o equipo que no esperas que tu equipo abra y actúe habitualmente con los correos electrónicos después de las horas normales de trabajo.

Una buena comunicación que evite la falta de comunicación se basa en la escucha, la consideración, la comprensión de las distintas culturas y los diferentes niveles lingüísticos de los demás y el establecimiento de políticas y procedimientos claros, por escrito, en su equipo o empresa.

 

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