Ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière de communication d'entreprise

 

Ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière de communication d'entreprise

 

Aujourd'hui, nous examinons les choses à faire et à ne pas faire dans le domaine de la communication d'entreprise. Alors que le monde devient de plus en plus petit et que nous sommes en contact avec des collègues, des clients et des consommateurs du monde entier, que ce soit en face à face ou en ligne, il devient de plus en plus difficile de communiquer de manière efficace, efficiente et sans erreur de communication. Nous devons être plus attentifs aux différences de langue et de niveau de langue, de culture, d'appartenance ethnique, de sexe et autres qui pourraient entraîner une mauvaise communication.

Comment la langue et la culture peuvent créer des malentendus.

La communication n'est pas une voie à sens unique. Nous ne pouvons pas simplement lancer nos mots à une personne et nous attendre à ce qu'elle les interprète toujours de la manière dont nous l'entendions. La façon dont le destinataire interprète peut dépendre de nos compétences linguistiques et de notre culture.

Que ce soit en personne ou en ligne, si votre interlocuteur ne maîtrise pas la langue que vous utilisez, s'il n'a pas l'habitude de parler en termes professionnels, s'il n'a pas une bonne capacité d'écoute ou s'il est nerveux, il risque de ne pas entendre ou comprendre ce que vous dites. Chaque fois que vous parlez avec une personne, vous devez écouter la façon dont elle s'exprime, puis vous pouvez ajuster votre façon de parler pour obtenir la meilleure réponse.

S'il ne s'agit pas d'un locuteur natif, vous devrez peut-être parler plus lentement et aussi clairement que possible. Laissez-lui le temps de réfléchir avant de répondre et soyez prêt à répéter ou à reformuler ce que vous dites s'il ne comprend pas ce que vous dites. Essayez de ne pas utiliser de jargon, d'expressions familières ou de vocabulaire de haut niveau s'il s'agit d'un apprenant d'une langue de bas niveau. Vous pouvez appliquer les mêmes techniques à un locuteur de bas niveau dans votre langue maternelle ou à une personne très nerveuse. Ne jugez pas non plus la personne en fonction de son niveau de langue, surtout s'il s'agit d'un apprenant, mais encouragez-la à s'exprimer et à expliquer son idée en utilisant des mots simples.

Que contient un nom ?

Votre "normalité" sera différente de celle des autres en ce qui concerne le comportement culturel et la langue.

Les différences peuvent porter sur le fait d'appeler un collègue, un client ou un patron par son prénom ou d'utiliser un titre et un nom de famille. Dans de nombreuses entreprises, tous les membres du personnel, du PDG au plus jeune, se tutoient, tandis que d'autres insistent encore sur les titres. Assurez-vous de connaître le titre utilisé par les femmes. Certaines préfèrent Mlle, Mme ou Dr, tandis que d'autres veulent qu'on s'adresse à elles en tant que Mme.

Petites phrases

Dans de nombreuses cultures, les bavardages, les petites conversations sur le temps qu'il fait ou sur ce que l'on a fait le week-end, sont importants pour briser la glace. Elles permettent aux gens de sentir qu'ils connaissent d'autres personnes et qu'ils leur font confiance, et elles permettent de nouer des relations avec de nouveaux clients. Cependant, dans certaines cultures, en particulier dans certains pays européens, nombreux sont ceux qui n'ont jamais recours à la petite conversation et la considèrent comme inefficace et comme une perte de temps. Ils préfèrent la formalité d'une réunion ou d'une conversation bien organisée qui s'en tient au sujet. Alors que vous apprenez à vous adapter à leur culture, ils doivent également s'adapter à vous, donc oui, utilisez la petite conversation, mais soyez bref. Si le bavardage est indispensable dans votre entreprise, apprenez à ceux qui n'y sont pas habitués pourquoi et comment nous l'utilisons.

Jargon ou expressions familières.

Il est normal d'utiliser du jargon, des expressions familières et des verbes à double sens, sans même s'en rendre compte, lorsque l'on est un locuteur natif ou même un locuteur de haut niveau d'une langue. Nous devons cependant être conscients que nos interlocuteurs peuvent ne pas connaître ces termes et qu'ils ne peuvent donc pas comprendre ce que vous dites. Nous devons régler notre niveau de langue sur le niveau le plus bas du groupe afin que tout le monde puisse comprendre ce qui est dit. Être attentif aux autres est l'une des choses les plus importantes lorsqu'il s'agit d'éviter les erreurs de communication.

Le temps.

Les personnes qui travaillent dans un contexte international comprennent rapidement que le temps, la ponctualité et les heures de travail peuvent avoir des significations différentes selon les cultures. Dans les pays au climat plus détendu ou plus chaud, comme l'Espagne, où je vis, certains pays d'Amérique du Sud, d'après mes apprenants qui y vivent, et les îles du Pacifique, que j'ai visitées à plusieurs reprises, le temps est plus fluide. Souvent, les gens n'arrivent jamais à l'heure à un rendez-vous ou à une réunion. Dans d'autres cultures, on s'attend à ce que tout le monde soit prêt à commencer à l'heure, il est donc habituel d'arriver au moins dix minutes avant l'heure de début de la réunion.

Cette différence de perception du temps peut se répercuter sur le moment où les projets ou autres travaux doivent être achevés. Une apprenante chinoise m'a dit qu'elle terminait toujours un projet deux jours avant la date prévue pour qu'il soit prêt à temps. Un autre apprenant a déclaré qu'il pensait que les dates d'achèvement étaient flexibles et qu'il terminait souvent son travail après la date prévue.

Dans ce cas, vous mettez par écrit les attentes, si vous êtes en mesure de le faire, ou vous en parlez avec un responsable. Si un client est toujours en retard, vous devrez peut-être apprendre à faire preuve d'indulgence à son égard. S'il est toujours en retard, assurez-vous toujours d'être à l'heure. S'ils sont en retard, assurez-vous d'avoir du travail à faire ou un livre à lire sur votre téléphone. Détendez-vous et acceptez les différences.

Les fuseaux horaires et les habitudes de travail peuvent également être à l'origine de problèmes de communication. Les erreurs de compréhension des fuseaux horaires peuvent faire manquer des réunions et d'autres échéances. Certaines personnes ont également des difficultés à comprendre les fuseaux horaires. Dans ce cas, il est préférable d'indiquer que les heures de réunion, les échéances, etc. sont toutes indiquées dans le fuseau horaire du siège. Toutes les heures indiquées dans les communications doivent mentionner le fuseau horaire. Le collègue peut ensuite calculer le fuseau horaire à l'aide d'un site web facile à utiliser. J'aime utiliser ce site pour calculer les différences de fuseaux horaires. https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Respecter le temps personnel des personnes.

Lorsque vous envoyez un courriel, tenez compte des différents fuseaux horaires. Le destinataire de ces courriels peut ne pas les recevoir pendant les heures de travail, mais il peut avoir l'impression que vous attendez de lui qu'il y donne suite immédiatement, quelle que soit l'heure à laquelle il se trouve. Il n'est ni juste ni raisonnable d'attendre de quelqu'un qu'il travaille en dehors de ses heures de travail, même s'il travaille à domicile. Le fait que l'on attende constamment de vous que vous le fassiez peut engendrer du ressentiment et des travailleurs surmenés et stressés. Il peut en résulter un épuisement professionnel, une baisse de la productivité et une augmentation du taux de rotation du personnel. Vous n'attendez peut-être pas de vos collègues qu'ils agissent dès qu'ils les reçoivent, vous devez donc vous assurer que le destinataire le sait. Pour ce faire, indiquez dans l'objet du message qu'il ne doit être traité que pendant les heures de travail ou qu'il doit l'être le jour ouvrable suivant si vous l'envoyez à des personnes situées dans le même fuseau horaire que vous ou dans un fuseau horaire similaire. Si vous envoyez un ordre du jour ou des informations pour une réunion, indiquez l'heure à laquelle ces informations sont destinées. Précisez également dans les politiques et procédures de votre entreprise ou de votre équipe que vous n'attendez pas d'elle qu'elle ouvre systématiquement les courriels et qu'elle y donne suite après les heures de travail normales.

Une bonne communication, qui évite les erreurs de communication, repose sur l'écoute, la considération, la compréhension des différentes cultures et des différents niveaux de langue des autres et la mise en place de politiques et de procédures claires, par écrit, au sein de votre équipe ou de votre entreprise.

 

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